Scelta della cooperativa di magazzino

 

Premessa: con il termine cooperativa (o coop) mi riferirò sempre all’interlocutore che fornisce il personale di manodopera in un magazzino. In Italia ormai la formula societaria della cooperativa è sempre meno utilizzata ed ha lasciato spazio alle srl, ma nostalgicamente e per deformazione professionale preferisco utilizzare tale termine.

 

Ci sono ottime cooperative ed altre meno ottime, alcune sono a dir poco disastrose. Parliamo di un elemento fondamentale in una logistica, persone da cui dipendono le sorti di risultati buoni o pessimi. Ho lavorato o avuto a che fare con almeno una trentina di esse nel corso degli anni, in diversi casi in impianti con oltre 200 persone. Non nego che non sono mancati né i mal di testa né incazzature devastanti, ma nemmeno degli ottimi risultati. Quindi come procedere nella gestione di una cooperativa o nella scelta di una nuova? Perché è di questo che tratto in questo capitolo, fornendovi alcuni elementi chiave e strategie concrete per far sì che la coop sia un valore aggiunto e non un pozzo senza fine dove buttare quattrini.

Sarò molto diretto: oggi, nel 2023, non si può lavorare ad un costo orario di 12/13 euro. State alla larga da cooperative che propongono queste tariffe, fosse anche solo per un appalto di pulizie. Finiranno per evadere l’iva e a non pagare gli stipendi, per poi chiudere e riaprire con una nuova ragione sociale. I recenti scandali Geodis e Bartolini insegnano. Nel caso di un’azienda di logistica che gestisce vari clienti l’impatto sarebbe devastante, non solo a livello economico ma anche di immagine e reputazione. Ho visto lo schifo e il marciume più totale in situazioni che non auguro a nessuna azienda. “Possibile che ancora accadano certe cose?” direte voi, ebbene si. 30 anni fa era molto peggio.

Quindi lo ripeto e lo ribadisco caro lettore, “non si può lavorare ad un costo orario di 12/13 euro. State alla larga da cooperative che propongono queste tariffe” (cit. Marcello Anelli).

In questo capitolo considererò una tariffa oraria di € 18.50 per i vari esempi e strategie che seguiranno, una cifra corretta ed attuale ad oggi 5 ottobre 2023 (data in cui scrivo, ritirato in solitudine in quel di Riccione, perché il mare mi stimola la scrittura).

Primo step dunque contattare le cooperative della vostra zona, diciamo almeno 3 o 4 per un tender in cui avere una larga possibilità di scelta. E’ obbligatorio che la coop sia della zona? Assolutamente no! Chiaro è che qualcuno con una struttura radicata sul territorio ha più possibilità e margine di manovra con le persone, sia per trovarle che per gestirle. Sappiate che è obbligo di legge, per chiunque subentri in un appalto, assumere TUTTI i lavoratori della cooperativa uscente a parità di livello di inquadramento. Chi subentra avrà poi il compito di individuare glie elementi migliori e scremare quelli ritenuti inadeguati: non è la sede per giudizi morali né voglio far passare il messaggio di un cinismo che non mi appartiene, ma da sempre si trova il modo di liberarsi di personale superfluo. Non è nemmeno scorretto dal mio punto di vista, visto che chi non produce è un danno economico per qualunque azienda. Starà poi a chi di dovere capire il potenziale di ogni operatore ed assegnarlo al reparto che più gli si addice.

 

Ritornando al primo step, dopo aver contattato le varie coop sarà vostro OBBLIGO eliminare immediatamente coloro che vi propongono tariffe inferiori a € 18.50 oppure situazioni fantasiose e spesso illegali del tipo “mi paghi 12 euro l’ora e poi ci mettiamo a posto con…”, oppure “fammi avere l’appalto e ti dò…”. Completate le frasi come meglio credete ma vi assicuro che sono situazioni sempre attuali da cui stare alla larga. Questo aspetto è molto delicato soprattutto nel caso di azienda logistica che gestisce vari clienti: attenzione perché a fare porcate con la cooperativa mettete in guai enormi anche i vostri clienti, spesso ignari di ciò che succede dietro le quinte.

Ora, dopo aver individuato la/le coop potenziali partner, queste vi dovranno esporre le tariffe relative alle varie attività di magazzino. LE TARIFFE SARANNO FIGLIE DEI FAMOSI € 18.50 sopracitati. Come? Prendiamo come esempio l’attività di picking di un ipotetico cliente di cancelleria che gestisce tutta la merce a colli interi.

Quanti colli preleva mediamente in un’ora un pickerista? Diciamo 140.

 

€ 18.50 / 140 colli = € 0.132 (tre cifre decimali è lo standard di settore ma sentitevi liberi)

Alla cooperativa il prelievo di un singolo cartone/collo costerà dunque € 0.132

Cosa fanno spesso le coop il più delle volte? Inviano le tariffe con “Collo out € 0.132”, e così per tutte le altre attività di magazzino. Certo, direte voi! Hanno preso i tempi, varie volte, appurato che la media è di 140 colli/ora, quindi esprimono una tariffa derivante da tali misurazioni. Vi confido un segreto: questo approccio è vecchio, sbagliato, e molto pericoloso. Why?

Because qualunque addetto di magazzino su otto ore standard di lavoro, semplicemente non ne lavora MAI otto. Dieci minuti di pausa la mattina, dieci al pomeriggio e poi mica puoi negargli di andare al bagno un paio di volte durante la giornata. Facciamo trenta minuti di lavoro pagato ma improduttivo, consci del fatto che le pause sono un sacrosanto diritto lavorativo. Questo fa una profonda differenza in termini di produttività perché qualunque attività ha un effetto cumulativo giornaliero, settimanale, mensile.

Nell’esempio del picking, un lavoratore non farà mai 140 colli ora per 8 ore (1.120 colli al giorno) ma ne farà 140 per 7.5 ore (1.050 colli al giorno). Qualcuno potrebbe obiettare che 70 colli su 1.120 in un giorno non fanno molta differenza, poi in fase di consulenza faccio notare che 70 colli “non prelevati” per 20 pickeristi fa esattamente 1.400 colli/giorno e magicamente si illuminano di immenso, subito pronti a tagliare teste e darsi la colpa a vicenda.

In virtù dell’effetto cumulativo di cui accennavo sopra:

1.400 colli/giorno x 21 giorni lavorativi = 29.400 colli/mese

29.400 colli/mese x 12 mesi = 352.800 colli/anno 

Ho fatto un esempio considerando 20 pickeristi perché lavoro con realtà medio grandi, ma fossero anche solo dieci o cinque capite bene la dispersione di produttività e denaro che comunque danneggiano un’azienda. Ecco il sistema corretto che una cooperativa “dovrebbe” adottare per farvi un preventivo:

€ 18.50 x 8 ore di lavoro = € 148 (singola persona)

€ 148 / 1.050 colli reali prelevati all’ora = € 0.141

Un altro approccio ad minchiam che spesso viene adottato, stavolta dalla controparte, è il seguente: responsabile logistico che sa che la coop ha fatto un preventivo non corretto, se ne sta zitto perché tanto “se ci smenano cazzi loro, così rivendo la tariffa al cliente con più margine”. Convinto che farà sia risparmiare che guadagnare soldi all’azienda e passare per il manager del secolo. Sbagliato, dal mio punto di vista. Perché prima o poi la coop inizierà a perdere soldi entrando in un circolo vizioso a cui ho assistito (o di cui ho sentito parlare da colleghi) decine di volte.

Si inizia col lavorare con meno persone.

La produttività cala.

Le attività vengono svolte con più errori con conseguenti litigate con i clienti, o in caso di rapporto diretto le liti saranno tra il sopracitato manager del secolo ed i responsabili della coop.

La coop se ne va.

Altro giro altro regalo: nuovo tender e “limbo” di magazzino sempre poco piacevole da gestire.

Nel 2023 la coop deve essere un partner ambizioso con cui crescere insieme, non carne da macello come ancora la vedono in tanti. Io vi ho fatto l’esempio al ribasso, ma la stessa cosa vale quando la coop esibisce preventivi troppo alti: lo 0.141 di prima non può essere € 0.300.

Per questo esempio ho fatto stime e conti veritieri ma semplici, in realtà in magazzini complessi presi nella loro globalità occorre andare parecchio più in dettaglio (vedi capitolo sulla PRODUTTIVITA’). Il messaggio che voglio far passare è: almeno le basi! Nel 2023 vedo ancora troppe realtà dove il buono o cattivo andamento del magazzino è a sensazione. Studio, analisi e pianificazione devono essere dei pilastri in qualunque logistica.

Mentre la coop lavora alle tariffe fatevi fornire il DURC (Documento Unico Regolarità Contributiva), non è un aspetto ovvio e scontato secondo la mia esperienza.

 

Passiamo ora al secondo step. Avete scelto la cooperativa che vi soddisfa a livello tariffario e che sulla carta offre le migliori garanzie, che fare a livello contrattuale? I più navigati di voi e le aziende più strutturate hanno certamente contratti fatti ad arte dai propri avvocati e/o commercialisti. Nel caso di un primo contratto di appalto importante e con in ballo milioni di euro (ve lo auguro vivamente, significa che vi state espandendo), affidatevi ad un esperto di contrattualistica in ambito logistico. Una particolare attenzione DEVE andare a penali e franchigie in caso di errori.

Un esempio? Inventario e relative mancanze/eccedenze di magazzino.

Mancano due scatole, oppure duecento se non addirittura un intero bancale. Che fare? Di chi è la responsabilità? (vedi capitolo sull’INVENTARIO). Nel contratto è imperativo stabilire una franchigia alla quale la cooperativa deve attenersi, pena lo scattare di penali: dovranno pagare per la merce mancante. Con il primo cliente che mi viene in mente (cancelleria) abbiamo una franchigia del 5x1000 e quindi possiamo sforare di cinque colli ogni mille. Il contratto con la coop riporta esattamente la stessa franchigia, l’abbiamo imposta tale e quale.

Il contratto dovrà ovviamente contenere tutte le attività di magazzino con relative tariffe e quantificare l’importo di un’ora in economia. Non fissate una cifra inferiore a € 21. Cosa sono le ore in economia? Qualunque attività estemporanea e non quantificabile a tariffa si esprime in economia. Arriva un bilico e per qualche motivo va scaricato di lato in piazzale, anziché in ribalta come di consueto? Ecco che la coop dovrà esprimere xx ore in economia per tale attività.

Qui si entra in un campo minato. Un mese è lungo, le attività sono tante… Poi arriva l’1 del mese successivo e vi ritrovate centinaia e centinaia di ore in economia, magari da dover addebitare ad un cliente. Troppo tardi. O meglio, meglio non ridursi in tale situazione. Come comportarsi? Preparate dei moduli (semplici, in Word) dove la coop indicherà l’attività svolta e le ore impiegate, quindi firmateli o fateli firmare per approvazione AL MASSIMO IL GIORNO SUCCESSIVO. Nel corso degli anni ho assistito a situazioni infuocate (ci vado leggero) a causa della situazione ore in economia sfuggita di mano. Non voglio generalizzare ma in magazzini importanti alcune coop gonfiano le ore extra a dismisura, quindi monitorate il tutto quotidianamente.

 

Altro punto importante: al contratto allegate la polizza assicurativa della cooperativa. In quanto azienda avete sicuramente la vostra polizza che copre danni a dipendenti e personale esterno, mi raccomando però di integrare anche con una polizza appunto della coop. Credetemi, possono essere potenzialmente guai enormi quando si tratta di incidenti. Personalmente non sceglierei mai una coop che tergiversa sull’aspetto assicurativo.

Firmato il contratto, il terzo step è quello di iniziare a lavorare con il vostro nuovo partner. Teneteli monitorati e cercate di instaurare un rapporto di reciproca fiducia, il loro buon operato è fondamentale per una gestione ottimale del magazzino.