I resi, il reparto che nessuno vuole gestire (ma che tutti devono gestire bene)

Se lavori in logistica, sai bene di cosa si parla. I resi sono quella parte del processo che nessuno ama: arrivano quando arrivano, in condizioni che non puoi prevedere, in quantità variabili, e spesso senza che nessuno abbia stabilito in anticipo come e quando lavorarli.

Il risultato? Scaffali temporanei che diventano permanenti, colli che si accumulano in attesa di essere processati, operatori che non sanno quale sia la priorità del giorno, e una voce di costo difficile da quantificare nelle reportistiche mensili.

Eppure la gestione dei resi è, a tutti gli effetti, un processo logistico come gli altri. E come tale va misurato, tracciato e governato.

 

Il "problema" della tariffa: perché i resi sono diversi da tutto il resto

 

Una delle prime domande che si pone chi deve costruire un contratto di logistica è: come si tariffano i resi?

La risposta onesta è: difficilmente a collo e/o pezzo. E il motivo è semplice: per lavorare 100 colli di resi puoi impiegare mezz'ora se sono in perfette condizioni, etichettati correttamente e imballati bene. Oppure puoi impiegarci mezza giornata se i prodotti sono danneggiati, sfusi, privi di etichetta o da smistare tra più categorie.

La variabilità è strutturale, non occasionale. Per questo il modello di tariffazione più adatto ai resi è quello a ore: si paga il tempo realmente impiegato, con una tariffa oraria pattuita.

 

 

Questo approccio ha due vantaggi fondamentali: è trasparente (il cliente vede esattamente quante ore sono state impiegate e su quanti colli) ed è corretto, perché non penalizza né il committente nei giorni facili né il gestore nei giorni difficili.

 

"Meglio lavorarli subito o quando c'è tempo?"... La domanda che non dovresti porti

 

Sui social e nei forum di settore si trovano frequentemente discussioni su questo tema. C'è chi sostiene che i resi vadano processati immediatamente per liberare spazio, chi li accumula in attesa dei momenti di minore attività, chi li gestisce solo in certi giorni della settimana.

Tutte posizioni comprensibili. Ma tutte accomunate dallo stesso errore di fondo: il presupposto che questa sia una scelta discrezionale.

 

 

Se il contratto prevede un lead time di 3 giorni lavorativi dalla ricezione del reso, quello è il tempo massimo entro cui il reso deve essere processato e reso disponibile. Punto. Non è una preferenza operativa, è un impegno contrattuale con conseguenze economiche in caso di inadempimento.

Per questo motivo, in qualsiasi file di monitoraggio dei resi degno di questo nome, la colonna "Chiudere entro" è una delle più importanti. Non per fare bella figura, ma perché rappresenta un obbligo di servizio tracciabile.

 

Come strutturare un file base di monitoraggio resi

 

Non serve un software dedicato per iniziare a governare il processo dei resi. Un file Excel ben strutturato, aggiornato ogni giorno, è già uno strumento potentissimo. L'importante è capire quali sono le colonne davvero utili.

Ecco le colonne minime che ogni file di monitoraggio resi dovrebbe contenere:

 

DATA	TOT. ORE	COLLI RICEVUTI	COLLI LAVORATI	TARIFFA €/ORA	€ TOT.	CHIUDERE ENTRO
01/07	80	1280	900	24,3	1.944	06/07
02/07	40	1280	956	24,3	972	07/07
03/07	80	1400	898	24,3	1.944	08/07
06/07	80	1598	1000	24,3	1.944	09/07
07/07	80	1024	985	24,3	1.944	10/07
08/07	80	1090	900	24,3	1.944	—
...	...	...	...	...	...	...

 

Analizziamo ogni colonna:

 

Data

La data di ricezione dei resi, non di lavorazione. È il punto di partenza del lead time contrattuale e il riferimento da cui si calcola la scadenza.

Tot. Ore

Le ore effettivamente lavorate nella giornata sul processo resi. È la base per il calcolo del costo e per misurare la produttività nel tempo.

Colli Ricevuti

Il volume in ingresso. Monitorarlo giornalmente permette di identificare i picchi, correlare volumi e tempi, e costruire una media settimanale/mensile utile per il dimensionamento delle risorse.

Colli Lavorati Reali del Giorno

Attenzione: non è uguale ai colli ricevuti. Un giorno si può ricevere molto e lavorare poco (magari si lavorano i resi del giorno precedente), oppure viceversa. Questa colonna misura la produttività effettiva.

Tariffa €/Ora

La tariffa oraria contrattuale. Nel file di esempio è fissa a 24,3 €/ora. Avere questa colonna nel file — anche se il valore non cambia mai — rende il calcolo del costo trasparente e immediatamente verificabile da chiunque.

€ Tot.

Il costo giornaliero: ore × tariffa. A fine mese, la somma di questa colonna dà il costo totale del processo resi, direttamente confrontabile con il budget.

Chiudere Entro

La data limite entro cui i resi ricevuti quel giorno devono essere processati, calcolata in base al lead time contrattuale (nel caso dell'esempio: 3 giorni lavorativi). È la colonna che trasforma il file da registro storico a strumento di controllo attivo.

 

Un KPI spesso sottovalutato: la media colli/day da mantenere

 

Nel file di esempio compare anche una colonna chiamata "Media Colli/Day da Mantenere". È un indicatore semplice ma molto utile: indica quanti colli in media devono essere lavorati ogni giorno per smaltire il backlog esistente entro i tempi contrattuali.

Se ricevo 1.280 colli e il contratto mi dà 3 giorni lavorativi per smaltirli, devo garantire una produttività media di ~427 colli/giorno. Se quel giorno ne lavoro 900, sono in linea. Se ne lavoro 200, il giorno dopo dovrò recuperare.

È un numero che mette in relazione volume ricevuto, capacità produttiva e vincolo contrattuale: tre variabili che chi gestisce i resi deve tenere sempre sotto controllo.

 

Il punto chiave: i resi non si gestiscono a intuito

 

La gestione dei resi è spesso percepita come un'attività secondaria, un "quando c'è tempo". In realtà è un processo con costi reali, tempi contrattuali e impatti sulla soddisfazione del cliente finale.

Strutturare anche solo un file Excel con le colonne giuste — e aggiornarlo ogni giorno — significa avere visibilità su costi, produttività e rispetto dei SLA. Significa poter rispondere a qualsiasi domanda del cliente in pochi secondi. Significa trasformare un'attività caotica in un processo governato.

E se la situazione è più complessa — volume elevato, più fornitori coinvolti, SLA stringenti, necessità di rivisitare il processo dall'inizio — è il momento di valutare il supporto di chi ha già affrontato situazioni simili.

 

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